• Tutti i dipendenti, a prescindere dall’inquadramento contrattuale e dalla funzione ricoperta
• Le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto

• I lavoratori autonomi e i collaboratori, che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore del Comitato
• I volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività nel contesto lavorativo del Comitato
• I  liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività nei confronti del Comitato

• Facilitatori
• Persone del medesimo contesto lavorativo con legame di parentela fino a quarto grado e legame affettivo stabile
• Colleghi di lavoro con rapporto abituale e corrente (ad esempio vincolo di amicizia) nel medesimo contesto lavorativo
• Gli enti di proprietà di chi segnala o per i quali lavora il segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo (la ratio in questo caso è tutelare per esempio tali enti rispetto a ritorsioni di natura commerciale)

• la Direttiva 1937/2019;
• il Regolamento 679/2016 o GDPR;
• Il Decreto legislativo n. 24/2023: ha attuato in Italia la Direttiva Europea n. 1937/2019 in materia di whistleblowing, abrogando le disposizioni in materia previste dalla legge n. 179/2017 per il settore pubblico e dal d.lgs. n. 231/2001 per quello privato;
• Il D.lgs. 231/01 del 2001 recante disciplina sulla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche;
• Lo Schema Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne – ANAC (AUTORITA’ NAZIONALE ANTICORRUZIONE).

Il contenuto della presente procedura è obbligatorio e riguarda tutti i membri, dipendenti e professionisti del Comitato che desiderano utilizzare il canale.

La presente procedura ha lo scopo di:

• Promuovere una cultura aziendale basta sulla trasparenza, responsabilità e integrità;
• Istituire e far conoscere il canale di segnalazione interno;
• Definire le responsabilità sul processo di gestione delle segnalazioni;
• Illustrare le tutele previste nei confronti del segnalante o sistema di protezione in conformità alla normativa;
• Illustrare il sistema sanzionatorio previsto dalla normativa a carico del Comitato e del segnalante.

WHISTLEBLOWER o SEGNALANTE: persona fisica che effettua una segnalazione sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo.

VIOLAZIONI: azioni o omissioni, commesse o tentate, tra cui quelle:

• Penalmente rilevanti, fraudolente o corruttive;
• Poste in essere in violazione del Codice Etico di Croce Rossa Italiana Comitato Nazionale, dei Codici di Comportamento, del CCNL di riferimento o di altre disposizioni sanzionabili in via disciplinare;
• Suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale al Comitato;
• Suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine del Comitato;
• Illegali, come ad es. furto, danni ai beni e alle attrezzature di proprietà del Comitato, utilizzo di beni aziendali per scopi privati;
• Potenzialmente dannose per l’ente, come la cattiva amministrazione, le inefficienze o lo spreco di risorse; suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti;
• Illeciti civili;
• Casi di conflitto di interesse, potenziale o reale;
• Violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del d.lgs. n. 231/2001, quando in vigore e approvato;
• Violazione della normativa interna.

CONTESTO LAVORATIVO: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito del Comitato, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione.

SEGNALAZIONE: comunicazione da parte del segnalante avente ad oggetto informazioni su una o più violazioni.

SEGNALAZIONE INTERNA: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna adottato dal Comitato.

SEGNALAZIONE ESTERNA: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna gestito dall’ANAC.

DIVULGAZIONE PUBBLICA: rendere di pubblico dominio attraverso mezzi di stampa o elettronici le violazioni al fine di raggiungere un numero elevato di persone (incluso l’uso dei social network).

DENUNCIA DELL’AUTORITA’ GIURISDIZIONALE: possibilità di rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziari e contabili per la denuncia di condotte illecite di cui si è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo pubblico o privato.

RITORSIONE: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

ANAC: Autorità Nazionale Anticorruzione (https://www.anticorruzione.it).

FACILITATORE: “persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata”.

La Croce Rossa di MIlano ha istituito un apposito canale di segnalazione interna al quale il segnalante può ricorrere. 

La piattaforma utilizza whistlesblow.it, che offre un portale personalizzato garantendo il rispetto di tutti i requisiti legali necessari, inclusi quelli previsti per l’organizzazione e gestione dei trattamenti di dati personali e degli adempimenti previsti dalla normativa sulla privacy (D.lgs. n. 196/2003 – Codice sulla protezione dei dati personali; Regolamento U.E. 2016/679 in materia di protezione dei dati personali).

La piattaforma permette a tutti gli stakeholder interni ed esterni di inviare segnalazioni a predeterminati soggetti interni, autorizzati a gestire la segnalazione al fine di garantire una comunicazione efficace e riservata.

L’accesso alla piattaforma avviene al seguente link.

Il segnalante effettua una segnalazione fornendo le proprie generalità, oppure in modalità anonima, ferma restando la garanzia, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, della riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Al termine dell’inserimento della segnalazione, la piattaforma attribuisce un codice identificativo univoco (codice ticket) che il segnalante deve conservare e trascrivere in quanto gli permetterà di verificare lo stato di avanzamento della propria segnalazione.

All’atto della segnalazione, il segnalante riceve una notifica di avvenuto ricevimento o notifica visibile direttamente in piattaforma.

La piattaforma consente al segnalante di effettuare una segnalazione scritta. È sempre possibile per il segnalante richiedere di essere ascoltato di persona. Il suggerimento in questo caso è quello di accedere comunque alla piattaforma e inviare tale richiesta nei campi descrittivi al fine di tracciare la richiesta e mantenerne la riservatezza.

SOGGETTI CUI VA AFFIDATA LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Come previsto dalle Linee Guida ANAC, la gestione del canale di segnalazione interno di cui al paragrafo precedente può essere affidata:

1. ad una persona interna all’amministrazione/ente;

2. ad un ufficio dell’amministrazione/ente con personale appositamente dedicato;

3. ad un soggetto esterno.

Tuttavia, anche se un’organizzazione decide di esternalizzare il funzionamento dei suoi canali di segnalazione a un fornitore esterno, rimane incaricata di dare seguito alla segnalazione, far fronte all’illecito individuato e fornire un riscontro al whistleblower. Pertanto, è sempre necessario che l’organizzazione nomini almeno un referente interno.

CHI RICEVE LA SEGNALAZIONE – COMITATO INTERNO WHISTLEBLOWING (CIW)

 Il Comitato ha istituito un Comitato Interno Whistleblowing (di seguito, CIW), preposto alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni. Il CIW è composto da un membro interno (Segretario del Comitato, in sua assenza dal Presidente), dal Sindaco e da un altro membro esterno esperto in materia di Whistleblowing.

La funzione di coordinamento del CIW viene assunta dal Segretario del Comitato.

Il CIW ha il compito di analizzare tutte le segnalazioni ricevute dal Comitato.

I componenti del CIW sono nominati quali “persone autorizzate al trattamento” ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati personali.

È sempre facoltà del segnalante in fase di trasmissione della segnalazione di escludere una o più funzioni quale destinatario della segnalazione tra quelle autorizzate.

Modalità di gestione delle segnalazioni da parte del CIW

Il CIW, in via preliminare, effettua una valutazione circa la sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione al fine di valutarne la sua ammissibilità (istruttoria preliminare). In particolar modo, il CIW verifica:

• se rientra o meno nel perimetro soggettivo e oggettivo della norma (chi ha segnalato e cosa ha segnalato);

• la presenza di elementi di fatto idonei a giustificare eventuali accertamenti o indagini ulteriori;

• che la segnalazione sia precisa e circostanziata e, quindi, non generica e non diffamatoria;

• che la documentazione eventualmente allegata alla segnalazione sia appropriata e coerente.

Dopo aver valutato la segnalazione come ammissibile, il CIW svolge l’attività di indagine (investigazione) necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti, inclusa la possibilità di coinvolgere consulenti esperti, sempre nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

All’esito dell’istruttoria e, comunque, entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (notifica), il CIW si impegna a fornire riscontro al segnalante, salvo estensione dei termini a 6 mesi se adeguatamente motivata.

Archiviazione e tempi di conservazione

Tutta la documentazione inerente alle segnalazioni ricevute è archiviata all’interno della piattaforma (archiviazione informatica) e conservata nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali.

La documentazione relativa alla segnalazione verrà conservata per massimo 5 anni. I dati personali manifestamente inutili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno immediatamente cancellati.

Reporting

Il CIW predispone con cadenza annuale il Report contenente l’indicazione delle Segnalazioni pervenute nel periodo di riferimento.

Nel Report è riportato lo “stato” di ciascuna Segnalazione (es. ricevuta, aperta, in lavorazione/chiusa, ecc.) e delle eventuali azioni intraprese (azioni correttive e provvedimenti disciplinari) nel rispetto delle norme sulla riservatezza del segnalante.

Il Rendiconto delle Segnalazioni è inviato al Consiglio di amministrazione del Comitato.